Quand je demande à un employeur depuis quand un salarié est dans l’entreprise, la réponse arrive généralement très vite.
« Il est chez nous depuis trois ans. »
« Elle a été embauchée en 2021. »
« Il a bientôt un an d’ancienneté. »
Et pourtant, lorsque l’on commence à travailler sur un maintien de salaire, une indemnité de licenciement ou certains droits prévus par la convention collective, cette réponse ne suffit pas toujours.
Parce qu’en droit du travail et en paie, le calcul de l’ancienneté du salarié ne se résume pas à une simple date d’embauche.
C’est souvent à ce moment-là que les difficultés apparaissent.
Une date d’entrée n’explique pas tout
Sur le papier, le raisonnement semble simple.
Un salarié est entré dans l’entreprise le 1er juillet 2023. Deux ans plus tard, il a donc deux ans d’ancienneté.
Sauf que la réalité est parfois un peu plus nuancée.
Que se passe-t-il lorsqu’un salarié a connu plusieurs arrêts de travail ? Lorsqu’il a été en congé parental ? Ou lorsqu’une convention collective prévoit ses propres règles ?
C’est souvent à ce moment-là que l’on découvre que la date d’embauche ne suffit plus.
Ce sont des questions qui reviennent régulièrement dans les dossiers que nous traitons.
Et la réponse est souvent la même :
Avant de calculer un droit, il faut vérifier comment l’ancienneté doit être appréciée dans cette situation précise.
Comment calculer l’ancienneté d’un salarié en cas d’absence ?
C’est probablement le point qui surprend le plus les employeurs.
On imagine souvent qu’une absence a un impact unique sur l’ancienneté.
En réalité, tout dépend du droit que l’on cherche à appliquer.
Prenons un exemple que nous rencontrons régulièrement dans les dossiers de paie : le congé parental d’éducation.
Une salariée est embauchée le 1er janvier 2020. En 2023, elle prend un congé parental d’éducation à temps plein pendant deux ans avant de reprendre son activité.
Instinctivement, beaucoup concluront qu’en 2026 elle compte six ans d’ancienneté dans l’entreprise.
Pourtant, les choses sont un peu plus nuancées.
L’article L1225-54 du Code du travail prévoit que la durée du congé parental d’éducation à temps plein est prise en compte pour moitié pour la détermination des droits liés à l’ancienneté. Autrement dit, deux années de congé parental ne génèrent qu’une année d’ancienneté pour les droits concernés.
Dans notre exemple :
- présence dans l’entreprise : 6 ans ;
- congé parental à temps plein : 2 ans ;
- ancienneté retenue pour les droits concernés : 5 ans.
On pourrait penser que la réponse est définitive.
Mais ce serait oublier un autre acteur essentiel : la convention collective.
Par exemple, la convention collective Syntec prévoit que les périodes de congé maternité, d’adoption, de présence parentale et de congé parental d’éducation sont intégralement prises en compte pour le calcul des droits ouverts au titre du compte personnel de formation (CPF).
Nous nous retrouvons alors avec une situation assez révélatrice :
- une même salariée ;
- une même période d’absence ;
- mais des conséquences différentes selon le droit que l’on cherche à calculer.
C’est précisément pour cette raison qu’il est dangereux de raisonner uniquement à partir d’une date d’embauche.
La bonne question n’est pas :
« Quelle est l’ancienneté du salarié ? »
La vraie question est plutôt :
« Pour quel droit suis-je en train de calculer cette ancienneté ? »
Le piège du « on a toujours fait comme ça »
Dans les petites entreprises, beaucoup de pratiques reposent sur l’expérience.
Et c’est souvent une force.
Mais sur les sujets liés à l’ancienneté, le raisonnement peut parfois devenir risqué.
Un salarié a bénéficié d’un maintien de salaire l’année dernière ? On reproduit le même traitement pour le suivant.
Une indemnité de licenciement a été calculée d’une certaine manière ? On reprend le modèle.
Le problème, c’est que deux situations qui se ressemblent ne sont pas forcément identiques.
Quelques mois d’absence, une convention collective différente ou une règle particulière peuvent suffire à modifier le résultat.
Pourquoi cette question est importante pour l’employeur
À première vue, une erreur sur l’ancienneté peut sembler anodine.
Après tout, il ne s’agit que d’une date ou d’un calcul.
Dans la pratique, les conséquences peuvent être beaucoup plus importantes.
Une ancienneté mal appréciée peut conduire l’employeur à accorder un droit auquel le salarié n’avait pas droit : un maintien de salaire déclenché trop tôt, une prime conventionnelle versée à tort ou encore une indemnité de rupture plus favorable que ce que prévoient les textes.
Bien souvent, l’erreur n’est découverte que plusieurs mois plus tard, lors d’un contrôle, à l’occasion d’un nouveau dossier similaire ou tout simplement lorsqu’un salarié pose une question sur ses droits.
Elle représente alors un coût supplémentaire pour l’entreprise et peut parfois créer un précédent difficile à gérer vis-à-vis des autres salariés.
À l’inverse, sous-estimer l’ancienneté n’est pas sans conséquence non plus.
Un maintien de salaire refusé alors qu’il était dû, une indemnité de licenciement calculée sur une ancienneté insuffisante ou l’oubli d’un avantage conventionnel peuvent rapidement conduire à une contestation du salarié.
Et lorsque l’erreur est découverte plusieurs mois plus tard, il ne s’agit plus seulement de régulariser un bulletin ou de verser un complément de salaire.
L’employeur doit alors consacrer du temps à reconstituer les calculs, expliquer sa position, répondre aux interrogations du salarié et, parfois, gérer un contentieux qui aurait pu être évité.
C’est précisément pour cette raison que l’ancienneté ne devrait jamais être considérée comme une simple donnée administrative.
Derrière une date d’embauche se cachent souvent des enjeux financiers, sociaux et parfois même juridiques.
Quelques minutes de vérification en amont coûtent généralement beaucoup moins cher qu’une régularisation ou une contestation plusieurs mois après.
Le bon réflexe
Lorsque l’ancienneté commence à produire des effets financiers ou juridiques, je conseille toujours de ralentir un peu.
Pas forcément de sortir immédiatement le Code du travail ou la convention collective.
Mais au moins de se poser la bonne question :
Pour quel droit suis-je en train d’utiliser cette ancienneté ?
Cette question paraît simple.
Pourtant, c’est précisément celle qui évite la majorité des erreurs que nous rencontrons en pratique.
Parce qu’en paie, l’ancienneté n’est pas simplement une information à recopier dans un logiciel.
C’est une donnée qu’il faut parfois vérifier avant de l’utiliser.
En conclusion
On réduit souvent l’ancienneté à une date d’embauche.
En réalité, le calcul de l’ancienneté du salarié intervient dans de nombreux droits et peut avoir des conséquences importantes pour l’entreprise comme pour le salarié.
Avant d’appliquer une règle, de calculer une indemnité ou de mettre en place un maintien de salaire, il est souvent utile de vérifier une dernière fois l’ancienneté réellement applicable.
Quelques minutes de contrôle peuvent éviter un trop-versé difficile à récupérer, une régularisation complexe ou un contentieux parfaitement évitable.
Besoin d’y voir plus clair ?
L’ancienneté semble être une notion simple… jusqu’au moment où elle produit des effets sur la paie, le maintien de salaire ou les indemnités de rupture.
Entre le Code du travail, les conventions collectives et les situations particulières d’absence, les erreurs sont plus fréquentes qu’on ne l’imagine.
Chez GA CONSEIL RH & PAIE, nous accompagnons les employeurs dans la sécurisation de leurs pratiques RH et paie afin de limiter les risques financiers et juridiques.
📞 Une question sur une situation particulière ? N’hésitez pas à nous contacter pour en échanger.
Sources juridiques
- Article L1225-54 du Code du travail relatif à la prise en compte du congé parental dans les droits liés à l’ancienneté.
- Convention collective Syntec (IDCC 1486) – Accord relatif à la parentalité, article 8 (prise en compte intégrale de certaines absences pour le calcul des droits CPF).